第20章 【职场升职】解决职场常见写作难题,让领导看见你优势
各位同学们好
很高兴能在这里带领各位同学
一起学习写作技巧
通过写作让自己赚到第一桶金
对于写作很多人会有一些误解
觉得写文学类作品
或者是写文章赚取稿费才叫做写作
其实大家
远远
低估了写作的使用场景和写作的价值
比如大部分人很容易忽略的
同时又是很重要的一个场景
就是职场中的写作
也许你会觉得很纳闷
职场中也需要写作吗
我给你举几个简单的例子
你就知道职场写作有多么重要了
有很多工种是需要每天回复邮件的
还有很多时候需要写策划方案
再比如说
我们在找工作的时候都需要写简历
以及很多企业
年末都会要求员工写年终总结等等
而且当你掌握了职场写作这种能力
会使你的职场发展更加顺畅
在我的学员中
就有不少是靠写作实现职场
升职加薪的
例子有的原本是车间的工人
因为写作能力突出
被调到办公室成为文员
还有原本是铁路工人
也因为写作能力突出被调到宣传部
并逐步升迁到中层管理
那么如何在职场中写作
让自己脱颖而出呢
这节课我会分成三部分来讲
一是职场写作的要点和写作的步骤
二是如何写简洁清晰的邮件
三是如何写工作总结
获得领导的青睐
好的我们先来看第一部分的内容
职场写作的要点和写作步骤
职场中的写作虽然内容不同
表现形式不同
但是核心是类
似的
我们只需要了解职场写作的要点
就能够触类旁通举一反三
那么职场写作的核心要点是什么呢
其实很简单
就是通过简洁清晰的文字
把事情讲清楚
让对方看明白
并且实现高效的沟通
作为职场人士
沟通协作在工作中占非常大的比重
很多时间都是花在不同部门
不同人之间的沟通上的
如果我们能够用文字
把事情讲的很清楚
就可以节省很多沟通的时间
甚至是开会的时间
所以说
职场写作不需要追求写作的文笔
也不需要追求内容的新颖
我们需要的是写作的逻辑清晰
语言精炼
只要你能够用100字讲清楚
就不要用101个字
下面呢我会以年终汇报为例
来说明职场写作的步骤
其实不管你的写作内容是什么
都可以用以下的步骤来写作
我们重点会讲
如何用4个步骤来帮你轻松搞定
工作汇报
第一个步骤就是要明确写作目的
第二个步骤了解你的读者和受众
第三个步骤
用总分种的方式来撰写出稿
第四个步骤发送之前一定要检查
确保信息无误
好的那我们先来看第一个步骤
明确写作的目的
不管你写的是什么文章
都需要明确写作目的
职场写作尤其需要思考写作的目的
心中要做到对写作的目的非常清晰
比如说以年终汇报为例
很多人写年终汇报是非常头疼的
不知道该写什么内容
我们首先要去思考
年终汇报的写作目的
我们写年终汇报不仅仅是为了完成
一个任务
而是向领导展示自己的业绩
和能力的机会
领导在年终考核的时候
也会参考你写的年终汇报
也就是说
你的年终汇报
甚至会影响你的绩效和升职加薪
明确了这个写作目的
你在写作的时候
需要思考
用什么样的方式来更好的呈现
自己的业绩
用结果说话往往是最有效的
因此你在写的过程中
可以用图表
或者是
客户的证言等方式来证明自己的业绩
第二要了解你的读者和受众
明确写作目的之后
接下来要了解你的读者和受众
你的这篇文章是写给谁看的
写给不同的人看
写作的方式和语言也是不同的
比如说同样的一个项目汇报
如果你要给领导看
重点是强调项目取得的成绩
项目的整体进度一些重大的风险
需要哪几个部门的配合等
争取领导的支持和资源
所以更多的是宏观层面的内容
如果这个项目汇报是写给同事看的
那我们除了讲项目宏观的背景
我们要写更多的细节
和实操层面的内容
因为需要跟同事配合来完成这个项目
甚至可以列上任务清单和截止日期
所以呢不同的对象
我们写的内容也是不一样的
第三是用总分种的方式来撰写初稿
职场写作逻辑是很重要的
逻辑清晰的文字
同时阅读起来
能够更加高效的获得核心的信息
用总分种的方式
可以让你的内容更加清晰
在第一段结论心弦
先告诉对方你的结论是什么
中心思想是什么
然后再介绍具体的细节内容
以及提供一些案例或者是证据
最后再总结下前面讲过的内容
强调下对方需要跟进的事情
第四步在发送之前一定要检查
确保信息无误
我们在发送之前呢
一定要检查发送的文字是否清晰
是否正确
尤其不要犯一些低级的错误
比如说忘记添加附件
忘记写邮件标题等等
我刚入职场的时候呢
有一位职场前辈就跟我说
邮件发出去之前一定要自己多读几遍
确保无误之后再发送
因为你发的每一封邮件
都代表着你的做事风格
这个习惯我一直保持到现在
甚至使用到我的写作中
我的文章写完之后会多次修改
并并且在发送之前会自己检查核对
减少错误
对于这一点呢
我们可以列一个检查清单
这样子
你每次都不会遗漏任何一个环节
在发送之前
先对着检查清单核对一遍再发送
这个良好的习惯长期以往
会给你的职场带来很多隐形的优势
好的以上我们讲的就是职场
写作的核心要点和写作步骤
那我们接下来呢
具体讲一下如何写邮件和工作总结
来说明一下如何进行职场写作
好的那我们再来看第二部分的内容
如何写简洁清晰的邮件
对于职场人士来说
写邮件是基本的能力
而且写邮件和回复邮件
是我们每天都需要做的事情
很多人觉得写邮件
是一件很容易的事情
实际上很多人写的邮件都是不合格的
写邮件的基本原则是简洁
清晰的把事情说
清楚符合邮件的基本礼仪
我们之前在课程中
讲到的一些写作方法
比如说写作的主题
文章的标题文章的结构等等
也都可以用在邮件写作中
所以呢写作能力强的人
在职场中会有更大的竞争力
而且职场中写邮件的方法
也可以运用到我们写私人邮件
甚至是写作投稿
那下面呢
我们来讲一讲怎么样来写邮件
重点是关注3个方面的内容
一是要用一句话概括邮件内容
作为标题
二是邮件正文采用总分总的方式来写
三是简洁清晰的格式
我们先来看第一部分
要用一句话概括邮件内容作为标题
我们收到邮件的时候呢
首先会看到显示的名字和标题
一般公司里的邮件名字都是真名
这就不用强调了
自己的私人邮箱
可以设置下自己的邮件显示名
邮件的标题很重要
决定了对方是否会打开阅读你的邮件
以及处理你的邮件的优先级
如果你的邮件标题不清晰
别人通过标题无法预测邮件的内容
自然就不会把你的邮件优先处理了
那什么样的标题是好的标题呢
就是用简洁的句子概括邮件的内容
让对方一看标题就知道是什么事情
比如说我给领导写的一封邮件的标题
某某公司某某项目策划方案
领导看到这封邮件的标题
就能够预测到这封邮件的内容
另外需要注意的是
有些发邮件的时候
会忘记写邮件的标题
这是很严重的错误
希望不要在职场中犯这样低级的错误
第二邮件正文采用总分总的方式来写
邮件的开头一般是先称呼对方
外企英文邮件中一般是这样开头的
比如说hi jimmy或者是dear jimmy
中文邮件可以写尊敬的王总
然后开始写正文的内容
正文的内容呢
可以采用总分种的方式来写作结论
新型邮件开头
可以先讲这封邮件的核心内容
写这封邮件的目的
然后再具体讲事情
讲事情的时候呢要注意分段
一个段落只讲一件事
写的时候也要多用短句少用长句
多用简单的词汇少用复杂的词汇
如果需要对方协作
可以列出具体的任务以及截止日期
这样子
对方可以清楚的知道自己要做什么
在邮件的结尾
要再去总结一下邮件的全文
强调一下对方需要跟进的事情
并写美好的祝愿语
在正文中重要的信息也可以加粗
比如说截止日期
让对方一眼就可以注意到
三是简洁清晰的格式
职场的时间是非常宝贵的
尽量不要花时间在邮件的排版上
而且呢邮件是可以设置回复模板的
设计好格式
可以每次都用统一的格式来回复你
可以设置好回复邮件的字体大小颜色
行间距等等
这些呢可以根据自己的喜好来设置
比如说我一般会设置4元字体
12号大小黑色
在邮件的最后会写祝商旗
外企英文邮件一般会写best wishes
最后署名公司名称手机号码
公司的logo等等
这些设置好模板之后
每封邮件自动套用模板
每次只需要回复具
体的内容就可以了
好的那我们接下来再来讲一下
如何写工作总结
获得领导的青睐
在工作场景中
我们经常需要写工作总结
千万不要小看工作总结
写好工作总结
是职场中一项不可或缺的能力
一份优秀的工作总结
会让领导看到你的总结能力
思考能力
分析能力以及你的进取心
也能够给领导留下好的印象
那我们怎么样写工作总结
可以获得领导的青睐呢
我们在写工作总结的时候
要根据前面第一部分讲的写作的步骤
来进行思考
首先要明确写作的目的
也就是你为什么要写工作总结
我们写工作总结
一方面是可以倒逼我们
及时的进行反思
总结自己的工作情况
同时呢可以通过工作总结
更好的向领导
汇报我们自己的工作情况
以及工作业绩
其次在写工作总结的时候
需要了解你的读者和受众
这一份工作总结是写给谁看的
我们大部分的工作总
结是写给领导看的
领导比较关心的是
你这段时间的工作
取得了什么样的成果
为公司带来了多少价值
同时呢也要了解领导是什么类型的
领导比较喜欢什么类型的工作总结
比如说有的领导喜欢用数据说话
那么你的工作总结里
可以多用数字和图表的方式来呈现
比如说有的领导看重下属的创新思维
那么你在写工作总结的时候
要体现出你在工作中创新的地方
以及你积极迎接挑战的精神等等
不同的领导风格不一样
我们写工作总结的时候
侧重点也不一样
那具体到工作总结的写作
我们重点介绍
工作总结的两种写作的框架
可以帮助你更加顺畅的完成工作总结
第一种工作总结的写作框架是
kpt的框架
kpt呢是三个英文单词的首字母
k代表的是keep
当前你正在做的事情
p是problem你遇到的问题
t是try你准备进行怎么样的尝试
kpd工作总结法呢
是一种在日本
非常受欢迎的工作总结法
只需要三个元素
就可以传达出关键的信息
kpt的写作模板概括起来就是工作内容
问题以及自己的一些想法
我们来举一个我的助理的工作总
结作为例子
时间段2020年3月23号到2020年3月25号
工作内容
筹备第24期零基础写作训练营
公开课和回复学员课程咨询
问题报名写作公开课的人超过预期
24小时内有1,000人报名
学员加助理微信好友通过来不及
学员课程咨询消息太多
来不及回复
想法当发现报名人数过多时
可以及时更换课程介绍的助理微信号
用另一个助理微信号来承
接更多的好友申请
由团队的另一位小伙伴来通过好友
申请同时呢
可以看一下是否有一些工具
可以快速通过好友验证
邀请入群
学员的课程咨询
可以整理一个常见问题的文档
来不及回复时
可以先把常见问题发给学员看
可以解答大部分的课程咨询
这个就是一个kpt模板的工作总结
我们在写工作总结的
时候呢除了写目前正在进行的工作
还需要写一下自己的工作心得
以及未来的工作规划
未来的工作规划呢
可以让领导看到自己工作是有想法的
而不是只是被动的执行任务
好的那接下来呢再介绍第二种框架
叫做s t a r法则
也就是star法则
star法则呢
也是有4个英文单词的首字母组成的
s代表的是situation情景
在什么时间段你做了什么事情
t代表的是task任务
在这个时间段你负责了什么样的任务
a代表的是action你做了哪些行动
量化具体的事实
r代表的是result
结果取得经验或者是成绩
你学到了什么
那你在写简历的时候呢
也可以采用
s t a r模型来写自己的工作经历
突出自己的工作
突出自己的工作总结
也能够给hr留下深刻的印象
那我们也是来举一个简单的例子
s情景代表公司
参加扶贫基金会的挑战营活动
这是一个针对
贫困山区儿童的结对帮扶计划
t任务我在这个活动中担任小组组长
主要的职责包括志愿者招募
激励和组织协调
以并确保活动目标的高效完成
a action在活动中我采取了双会管理法
也就是每天进行早会和晚会
每天以小组为单位
进行工作布置和工作总结
r结果在我的带领下
我们小组经过30天的努力
成功完成九十个项目的对接
取得了小组第一的优
异成绩那以上的这个例子呢
就是用start的方式来进行的工作总结
那你在写简历的时候呢
也可以用这样的方式来写
好的今天的课程就到这里了
这节课
我们主要介绍了如何在职场中写作
重点讲了三个部分的内容
一是职场写作的要点和写作步骤
二是如何写简洁清晰的邮件
三是如何写工作总结获得领导的青睐
那我们今天的作业
就是把课程中介绍的内容
运用到工作中
可以写一封简洁清晰的邮件
或者是工作总结
好的以上就是本次课程的所有内容
我们下次课程再见